Jag kan inte förneka att jag hade lite sockerdricka i benen i fredags morse när jag klev in genom dörrarna till Lärarnas hus. Det var dags för en dom. Skulle mina kollegor hissa eller dissa det jag och min projektgrupp tillsammans med vår leverantör Söderhavet hade arbetat fram de senaste månaderna? Skulle kollegorna på kansliet se samma sak som vi? Ett förslag på ett funktionellt och snyggt förbundsnät.

Ett tjugotal kollegor som på ett eller annat sätt är inblandade i Lärarförbundets största satsning på verksamhetsutveckling (nytt förbundsnät, webb, CRM-system, intranät) i vår historia, hade samlats.

Söderhavetgänget var peppade, min projektgrupp pratade och skrattade (fanns där även en nervös klang?) och jag kopplade upp mina kollegor i Karlstad och Växjö via Skype – sen drog vi igång.

Koncept och design kan låta fluffigt för den som inte är insatt. Med koncept menas ett förhållningssätt, en röd tråd som genomsyrar hela förbundsnätet. När koncept och design lirar så lever det upp till de förtroendevaldas olika behov oavsett roll, det gör det enklare att hitta material och utföra det man behöver, man hittar rätt verktyg på rätt plats. Jag som sett förslaget innan presentationen, tyckte absolut att det lirade.

Vi i projektgruppen kände den här fredagsförmiddagen att vi dessutom hade bra på fötterna och inte var på väg in i den klassiska fälla som många hamnar i när man ska ta fram en ny webb (i vårt fall förbundsnät). Fällan som gör man bygger inifrån- och ut, typ vad vill kansliet kommunicera, när man istället ska bygga utifrån användarnas behov. Vi hade under våren lyssnat riktigt noga på den fokusgrupp av förtroendevalda som vi anlitat, vi hade också analyserat svaren från den enkät vi skickade ut till förtroendevalda runt påsk.

Ändå var det lite pirrigt att höra vad våra kollegor skulle tycka, skulle de säga ”det är viktigt att förbundets ställning i olika politiska frågor ligger överst” ”Var hittar man information det här viktiga projektet?”

Visst, det kom ett par kommentarer av den arten men den dominerande känslan i rummet kan i det närmaste beskrivas som Wow! Äntligen kan vi lansera något användarvänligt och dessutom förbannat snyggt!

Det ska vara lätt att göra rätt när man är förtroendevald för Lärarförbundet. Det nya förbundsnätet kommer funka oavsett om man använder sin mobil, surfplatta eller dator och bland annat ge följande möjligheter:

• Varje avdelning kunna välja vilka/välja bort verktyg så att ytan anpassas för deras behov.
• Varje avdelning ska enklare kunna samverka med andra avdelningar och förtroendevalda.
• Det ska bli betydligt enklare att hitta rätt person, det kommer gå fort.
• Tydlig medlemsstatistik för varje avdelning
• Mejl, dokumenthantering och kalender.
• Möjlighet att kunna spara artiklar för att läsa senare.

Målet är att lansera det nya förbundsnätet i mars 2019. Det är viktigt att komma ihåg att det inte blir ett statiskt verktyg, vi kommer hela tiden fortsätta utveckla förbundsnätet, ta bort sådant som inte funkar och lägga till nya funktioner –i dialog med förtroendevalda.

Nästa steg för mig och min projektgrupp blir att visa det här förslaget för vår fokusgrupp av förtroendevalda för att få deras input. Sen har vi en höst framför oss bestående av systemutveckling och flera avstämningar med fokusgruppen för att se till så att nya Förbundsnätet träffar rätt.

I fredags var en riktigt bra dag för en projektledare på Lärarförbundet!

Pelle Boström, projektledare IT

1999 (i en helt annan verksamhet) arbetade jag med med att bekämpa den fruktade Millenniebuggen. Och idag är jag verkligen inte först med att dra paralleller till den tiden när den 25 maj 2018 är här. Skillnaden är att oron den här gången är något i stil med: ”kommer vi att fungera?” istället för att som då ”kommer systemen att fungera?”, IT-systemen förväntas den här gången fortsätta fungera precis som vanligt. Och det har blivit en del av utmaningen.

Stasi och Orwell kom inte ens i närheten av där vi är nu

Nu kommer krav på bättre dataskydd och avsevärt mer rättigheter för den i olika sammanhang registrerade individen. I vågskålarna ligger en EU-harmoniserad och angelägen möjlighet att använda digitaliseringens alla möjligheter, även över nationella gränser, samtidigt som den personliga sfären i informationssamhället ska värnas. Och detta, vilket självklart inte är en slump, absurt nog i en tid när vi medborgare väljer att generöst dela med oss av vårt privatliv som aldrig förr. Till stora multinationella företag som lever gott på att sälja informationen vidare. Vi uppmärksammas dagligen på det faktum att när något förefaller gratis är det vi själva som är varan. Och någon där ute vill absolut köpa våra sympatier inför septembers valurnor. Eller kränga skor. Beteenden och preferenser kartläggs minutiöst. Orwells storebror, eller Stasi, kom inte ens i närheten.

Ordnung muß sein

I dagarna börjar den nya EU-gemensamma dataskyddsförordningen (General Data Protection Regulation) tillämpas och de flesta vet vid det här laget, att om vi alla hade valt att efterleva Personuppgiftslagen till punkt och pricka hade bekymren med anpassningen varit avsevärt mindre. Sedan är det förstås också sant att om Sverige valt att inte lägga ribban ganska lågt med PuL för xx år sedan så hade utmaningarna också varit mer överkomliga. Då hade vi t ex sannolikt redan i enlighet med EU-direktivets intentioner varit mer restriktiva med hur vi hanterar personuppgifter i epost och i dokument på våra diskar här och där, så som en del av vännerna i Europeiska unionen faktiskt valde att göra. I Sverige fick vi en s k ”missbruksregel” där det bara var integritetskränkningar som behövde undvikas och framöver finns plötsligt inga sådana kryphål att gömma sin data i. Och där vi i Sverige försåg oss med en hastigt övergående konkurrensfördel har nu länder som Tyskland ett försprång. Nu när Ordnung muß sein.

25 maj som deadline sannolikt kontraproduktivt

Ordning och reda är väl onekligen något vi i ganska många sammanhang mår bra av. Och det är så vi bör ta oss an utmaningarna i GDPR, anser jag. Fixeringen vid den 25 maj kan t ex vara väldigt kontraproduktiv. Se istället till att långsiktigt bygga kompetens och skapa förståelse i organisationen för att integritet har blivit viktigare än någonsin. Och en konkurrensfördel om du är duktig. Häri finns incitamentet att städa upp för verksamhetens skull. Inte för att det blivit lag.

Vi har förberett oss och investerar långsiktigt

På Lärarförbundet har vi investerat i utbildning för anställda och förtroendevalda. Se till långsiktigt att du har rättslig grund för all hantering och att bara de som behöver ha tillgång till information har det. Se till att du kan möta den registrerades rättigheter avseende information och registerutdrag mm.

Effektiva processer och systemstöd som gör det ”lätt att göra rätt” är ledstjärnan för #digiresan på Lärarförbundet. Ett bra integritetsskydd för våra medlemmar ska vara utgångspunkten och i vår utveckling av befintliga och nya systemstöd byggs för att göra det enkelt att uppfylla lagen. Det är det som i GDPR kallas ”privacy by default” och ” - by design”.

Och visst finns det fler incitament. Delvis relaterat till GDPR så kan vi fortsätta att vara kostnadseffektiva (eller som vi brukar uttrycka det: vara rädda om medlemmarnas pengar). För några månader sedan införde vi BankID som inloggningsalternativ till vår webbplats, något som kanske redan känns självklart för många.

Lärarförbundet Kontakt, rapporterade snart därefter att frågor om inloggning minskade rejält. Bakom kulisserna såg vi att de första två veckorna med BankID minskade inloggningsfelen med 30 procent.

Inom kort kommer funktionen att logga in på Min sida, Förbundsnätet och Utbildningssidorna med hjälp av personnummer/mailadress och lösenord helt att försvinna och istället nås via bankid.

I korthet, var rädd om medlemmens (eller kundens) personuppgifter. Betrakta hanteringen av dem som ett lån. Sköter du det snyggt får du behålla engagemanget längre. Och, viktigt, städa bort data så fort du inte längre har ett vettigt ändamål med att spara. ”Bra att ha”, är ingen rättslig grund att luta sig mot; ”Bra att inte ha”, är det som gäller nu! Det gäller alla onödiga personuppgifter. Och det har väl alltid gällt juridiska problem*.

* Grattis självklart till er som livnär er på dessa just nu. Var det förresten inte några av er som jag köpte Cobol-kodning av 1999?

P.S Vi vill minska klimatpåverkan och samtidigt erbjuda dig möjligheten att ta emot dina fakturor för din medlemsavgift från oss digitalt, därför har Lärarförbundet anslutit sig till Kivra.

Hela 250 personer vill vara med och utveckla vårt nya förbundsnät i nästa steg. Det engagemanget är vi jätteglada för! Med den hjälpen ska vi bygga ett förbundsnät som kommer underlätta för avdelningarna i deras uppdrag: att stötta och rekrytera medlemmar samt driva professionens villkor och förutsättningar. Det ska vara lätt att göra rätt!

När är det klart?

Planen är att sjösätta det nya förbundsnätet vid årsskiftet 2018/2019. Dock är det så att den den befintliga lösningen bygger på flera olika tekniska ramverk och utvecklingen kommer att genomföras successivt. Allt kommer inte att vara på plats i en första version och vi kommer kontinuerligt att behöva arbeta vidare för att optimera såväl innehåll som funktionalitet.

Hur ser resan ut?

Vi börjar med att undersöka hur det befintliga förbundsnätet används och att ta reda på hur de faktiska behoven hos användarna ser ut. Det är i utrymmet mellan dessa två lägen som en förflyttning kan ske. Det är där vi kan förbättra och skapa nytt som lever upp till användarens förväntningar.

Om enkäten

För att få en tydligare bild av hur förbundsnätet används idag skickade vi i början av mars ut en enkät till förtroendevalda i avdelningar.

Vi ställde frågor kring deras arbetssituation som förtroendevalda, vilka funktioner på förbundsnätet som gav dem störst nytta och vilka verktyg de önskade att de hade tillgång till. Vi ställde också en öppen fråga med möjlighet att lämna synpunkter till oss i projektgruppen att ta med in i det fortsatta arbetet. Alla regioner och ordinarie styrelseuppdrag finns representerade bland svaren.

Svaren från enkäten

Hälften av de som svarat på enkäten uppger att de haft sitt nuvarande uppdrag mellan 1-5 år och 19% har haft sitt nuvarande uppdrag i mer än 10 år. Minst tid för uppdraget lägger enligt enkäten förtroendevalda i rollen som sekreterare där 46% uppger att de har mindre än 3 timmar per vecka till sitt uppdrag. Ordföranden uppger att de i snitt har 20-40 timmar per vecka till sitt uppdrag.

På frågan kring vilka arbetsuppgifter man lägger mest tid på är de största kategorierna
1. Stöd till och dialog med medlemmar och ombud (t ex medlemsärenden, medlemskontakt, rehab, kontakt med ombud)
2. Löpande styrelsearbete (t ex läsa och skriva protokoll, mejl, administration, samordna styrelsen, förberedelser, expeditionstid)
3. Samverkan och förhandling (t ex samverkan i olika nivåer, läsa in sig på underlag, dialog med arbetsgivare, tvister)

När vi frågade vilka funktioner på det nuvarande förbundsnätet man upplever att man har mest nytta av i sitt uppdrag är medlemshanteringen den absolut största kategorin. De som svarade uppgav också att de har nytta av att kunna se ut- och inträden, medlemmar i avdelningen, söka/hitta medlemsuppgifter och kontaktinformation, av LOKA och att kunna skapa medlemslistor. De använder också förbundsnätet i syfte att få aktuell, relevant och fördjupad information; att kunna ta del av centrala och regionala nyheter, följa aktuella frågor och för att ta reda på fakta och sätta sig in i olika frågor på djupet.

Dessa båda områden är också de där många vill se förbättringar. Man har efterlyst en bättre, snabbare och mer effektiv medlemshantering där det är enkelt att hitta kontaktinformation och skapa listor för utskick. Många ifrågasätter LOKA och skulle helst se att all medlemshantering sker på ett och samma ställe. Gällande information är det många som frågar efter mer aktuell information och framför allt att det ska vara lätt att hitta rätt information.

Funktioner som underlättar diskussion, erfarenhetsutbyten och möjlighet till inspiration är också något som efterfrågas. Det ska vara enkelt att komma åt avtal och att hitta specifika delar av innehållet i avtalen. Vi ser också att många efterlyser lathundar, mallar och andra hjälpmedel som kan underlätta i det löpande administrativa arbetet och i kommunikationsarbetet.

Många uppger också att de är nöjda med det innehåll som finns på förbundsnätet idag men önskar en mer användarvänlig struktur och en tydligare presentation av innehållet.

Vad händer nu?

Resultatet från enkäten, tillsammans med arbete som tidigare genomförts med att ta reda på hur behoven av digitalt stöd ser ut bland Lärarförbundets förtroendevalda, tar vi med oss nu när vi går in utvecklingen av det nya förbundsnätet. Nu i maj kommer vi att genomföra kvalitativa användarstudier där vi ytterligare säkerställer att det digitala stöd som utvecklas kommer att underlätta arbetet för förtroendevalda i Lärarförbundets avdelningar.

Lärarförbundet behöver, precis som alla andra organisationer, kontinuerligt förnya våra arbetssätt. Med rätt digitala verktyg blir det lättare för våra viktiga förtroendevalda i avdelningarna att kommunicera med medlemmar och skapa engagemang. Fortsätt följa arbetet i bloggen!

En morgon när jag precis rullat ut från infarten där hemma vibrerade mitt armbandsur (av den lite intelligentare sorten). Den föreslog att jag borde ta en annan väg till arbetet på Lärarförbundets kansli än den jag brukar köra. En olyckshändelse som min telefon snappat upp riskerade annars att försena mig. Baserat på rörelsen, mina vanliga rutiner och information där ute i molnet gjorde klockan det lite enklare för mig att komma i tid.

För snart ett år sedan släppte regeringen sin digitaliseringsstrategi. Målet är att Sverige ska vara bäst i världen på att dra fördel av digitaliseringens möjligheter, ingen dålig ambition. De menar att ”Digitalt kompetenta och trygga människor har möjlighet att driva innovation där målmedveten ledning och infrastruktur är viktiga förutsättningar”.

Jag tror faktiskt att Sverige kan bli bäst i världen och att Lärarförbundet kan vara en av de ledande aktörerna i den här digitala resan – eller digiresan som vi kallar den. Kanske vi till och med kan bli det fackförbund i Sverige som blir bäst på att dra fördelar av digitaliseringens möjligheter?

På många sätt är vi redan igång. Nu har det nästan gått ett år sedan vi lanserade Ombudssidan till Lärarförbundets ombud. Arbetsplatsombudet Ginnie Tayler sa efter att hon använt tjänsten ”Tänk att jag nu kan svara på frågor om arbetstid, lön och semesterersättning direkt via mobilen – det känns helt fantastiskt”. Ombudssidan har fungerat bra i ombudens vardag där de på ett enkelt och snabbt sätt kan hjälpa medlemmar med deras frågor och få stöd i sitt uppdrag. Det blir lätt att göra rätt för ombuden.

Tisdagen den 6 mars 2018 var en annan milstolpe i vår digiresa. Då genomfördes ett traditionellt årsmöte för avdelningen Universitet och högskola, men på ett helt nytt sätt. På plats i Stockholm livestreamades mötet så att medlemmar över hela landet kunde följa det över Lärarkanalen.se, samtidigt som de kunde delta i diskussionerna via en chatt och rösta via ett digitalt röstningsverktyg. Det här visar hur vi vill erbjuda nya sätt för våra medlemmar att engagera sig i förbundets demokratiska processer och ändå bygga ett fungerande livs-Lego. (Pussel har bara en lösning.)

Vi är och har länge befunnit oss i digitaliseringen. Nu tar vi i Lärarförbundet ett jättekliv i att bygga nya digitala miljöer som ska vara inspirerande, engagerande och lättanvända. Vår digitala utvecklingsresa handlar inte primärt om teknik, det handlar om nya möjligheter och nya arbetssätt. Det handlar om högre grad av delaktighet och demokrati.

Under de kommande åren gör vi den största satsningen i Lärarförbundets historia med målet att; det ska vara lätt att göra rätt för de som är i kontakt med oss. Vi ska ta fram en ny webbplattform för förtroendevalda, medlemmar och anställda (i den ordningen). Vi ska införa ett nytt medlemssystem och bättre verktyg för medlemsanalys, rekrytering/kampanjarbete, kursadministration och ärendehantering. För att hjälpa oss i arbetet har vi upphandlat leverantörer som är vi tror är de bästa på marknaden (och som självklart har kollektivavtal). Som ni förstår är mycket av det vi ska göra stora förändringar men det är långt ifrån allt som är. Mycket av vår digiresa är små förbättringar och nya digitala sätt att göra det vi gör idag – bara mer digitalt!

Vi kommer regelbundet att blogga om vår digiresa och under resans gång berätta om hur vi gör det enklare för er som är i kontakt med oss. Följ oss. Snart i ett armbandsur nära dig!