Senast uppdaterad

2021-12-09

En rektors första hundra dagar – rektorns arbetsmiljö

Som rektor ställs du ibland inför situationer som kan vara tuffa att hantera. Då kan det också vara svårt att agera rationellt. Allt för många påfrestande situationer kan skapa ohälsa. Här får du tips om hur du kan agera i ditt rektorsuppdrag – även då det blåser hårt. Ibland behövs snabba beslut, men det utesluter inte eftertänksamhet.

Ha beredskap inför tuffa arbetssituationer


Här hittar du…

… exempel på svåra situationer, och stödjande tips. Som ny rektor kan du få en beredskap genom dessa konkreta redskap för att bygga ett modigt ledarskap och stärka dina kunskaper och din medvetenhet.

Vi hoppas att du…

… tar del av tipsen i förebyggande syfte så att svårigheterna inte blir ”infekterade” och knepigare att åtgärda. Ha tipsen i denna verktygslåda nära till hands, kanske utskrivna i ett dokument som en fysisk ”verktygslåda”?

Att göra det svåra enkelt kännetecknar professionalitet

Som rektor är du ”piloten” som behöver rätt förutsättningar för att kunna manövrera, navigera, kommunicera och styra vidare mot styrdokumentens intentioner. Du ska organisera utbildningen så att alla barn/elever utvecklas och lär på bästa sätt. För att lyckas med det krävs insikt, förståelse och agerande.

Förskolan och skolan är centrala institutioner i samhället och betyder enormt mycket för barn, ungdomar och vuxna. Många har därför åsikter om hur rektorer bör styra sina förskolor och skolor. Alla har förstås rätt att skapa sig en egen uppfattningar. Att lyssna in olika tankar kan vara klokt, men det betyder inte att du som rektor måste agerar utifrån allas tyckande.

Som ny rektor finns det en risk att man vill vara alltför många viljor till lags. Vårdnadshavare kan ha starka åsikter kring sina barns skolgång. Ibland händer det till och med att de hotar rektorn.

I sådana situationer känner man sig lätt trängd och känslor kan ta över professionaliteten. Här följer några grundläggande tips för att hantera trängda situationer.

Vid trängda situationer

  • Lyssna gärna in åsikter, men ta inte förhastade beslut. Andas och ta det lugnt!
  • ”Provtänk” på din kammare innan du tar ställning. Överväg för- och nackdelar och hur olika val drabbar enskilda individer och andra berörda direkt och indirekt.
  • Diskutera dina tankar med skolledare, berörda medarbetare, mentor och/eller din chef. OBS! Tänk på att ta hänsyn till sekretessen.
  • Dina beslut ska tas utifrån gällande styrdokument, huvudmannens riktlinjer, rutiner och policys. Och de ska alltid tas utifrån allas bästa möjligheter till utveckling och lärande.
  • Tänk på att du har befogenhet att ta beslut!

Meny

Här vilar arbetsmiljöansvaret

I rektorsuppdraget uppstår alltid en del ”brus”. I stabila och effektiva arbetsorganisationer blir det inte lika många störningsmoment även om oförutsägbara situationer alltid kan uppstå. Men stabilitet är nödvändigt. I vissa situationer måste därför huvudmannen ta ansvar och stödja sina rektorer genom insatser för en god arbetsmiljö. Det innebär att det ska finnas rutiner som hjälper rektorer både innan och under blåsvädret. Här berättar vi lite mer om hur ansvaret för arbetsmiljön är fördelat.

Huvudmannen är ytterst ansvarig för rektorns arbetsmiljö och för en övergripande arbetsmiljöorganisation. Där ska det tydligt ska framgå vem som ansvarar för att arbetsmiljölagen följs samt att cheferna har tillräckliga kunskaper om hur arbetet ska bedrivas.

Det ska finnas delegationsförteckningar som tydligt visar vilka funktioner som är närmast ansvariga och inte bara ytterst ansvariga.

  • Kommunfullmäktige är huvudman för kommunala skolor. Fullmäktige kan delegera uppgifter till olika nämnder. Oftast är kommunstyrelsen huvudarbetsgivare och ansvarig för arbetsmiljön.
  • I friskolor är styrelsen huvudman, arbetsgivare och ansvarig för arbetsmiljön.
  • Kommunfullmäktige antar en arbetsmiljöpolicy som gäller inom hela kommunens organisation.
  • Arbetsmiljöuppgifter fördelas från styrelsen till förvaltningschef, därefter till mellanchefer och därefter till rektorerna.
  • Rektorerna kan fördela arbetsmiljöuppgifter till medarbetare. Särskilda rutiner kan finnas för detta och fördelningen ska dokumenteras.

Medarbetare med personalansvar och skyddsombud bör erbjuds att delta i en grundläggande arbetsmiljöutbildning. Om du som rektor inte kan fullgöra en arbetsmiljöuppgift du fått kan du, efter dialog med chefen, returnera den till din chef.

Rektorn måste få resurser

Rektorn har enligt skollagen ett stort ansvar och makt att bestämma om skolans inre organisation. Om rektorn inte kan utför sina uppgifter på ett ändamålsenligt sätt* ska detta anmälas till överordnad chef.

Samtidigt är rektor beroende av sin huvudman som tilldelar ekonomiska resurser utifrån barnens och elevernas olika förutsättningar så att de kan tillgodose sig utbildningen. Det handlar inte bara om ekonomiska medel, utan även om även mentorskap, handledning, kompetensutveckling, lokalfrågor och rekryteringar samt övriga HR-frågor.

Skolchefen hjälper huvudmannen

Skollagen säger att varje huvudman ska utse en skolchef. Uppdraget innebär att biträda huvudmannen så att utbildningens föreskrifter följs, dvs främst de i skollagen, arbetsmiljölagen och diskrimineringslagen.

Skolchefen utgör inte en egen funktion utan hjälper huvudmannen att se till att utbildningen följer föreskrifterna, stötta utifrån sina befogenheter eller involvera huvudmannen som är ytterst ansvarig för utbildningens kvalitet.

* Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete.

Till menyn

Rektorn är som en ishockeymålvakt, en spelare i laget som befinner sig i en utsatt position och behöver back-up. Det är särskilt viktigt när det ”stormar” som mest runt målgården.

Rektorsuppdraget är fantastiskt och oerhört viktigt, men det förtjänar inte att bli förskönat

Vad är riskfaktorer?

Här utgår vi från hur vi kan hantera olika riskfaktorer. Vi kan inte blunda för sådant som faktiskt kan drabba rektorer i deras arbete. Rektorsuppdraget är fantastiskt och oerhört viktigt, men det förtjänar inte att bli förskönat. I den här verktygslådan listar vi några riskfaktorer och medföljande tips som kan rusta dig inför tuffa situationer.

Vi reagerar olika beroende på situationen. En del reagerar kraftigt på sådant som andra upplever som bagateller. Det här gäller även rektorer. Det kan bero på personliga egenskaper, beteenden, välmåendet, ledarskapet, erfarenheter och arbetsmiljön. För att undvika personliga och känslosamma reaktioner är det viktigt att nya rektorer identifierar sig med uppdraget och med en god ledarstil. Detta kommer sannolikt också att utvecklas i takt med ökade erfarenheter.

Exempel på riskfaktorer och symptom:

  • svårighet att avgränsa sitt uppdrag med hög arbetsbelastning och mycket övertidsarbete som följd.
  • bristfälligt stöd av sin huvudman kan leda till försämrad tillit.
  • hot och/eller våld föder rädsla, oro eller otrygghet.
  • bristande förtroende av t. ex medarbetare, elever och vårdnadshavare. Detta kan skapa ängslighet och skamkänslor.
  • svårighet att rekrytera medarbetare kan ge frustration och stress.
  • dåliga resurser, t. ex ekonomi och lokaler, begränsar möjligheterna och skapar irritation.
  • tuffa personalärenden ökar risken för ångest och konflikträdsla.
  • att inte få adekvat kompetensutveckling är en grund för besvikelser.
  • att inte få handledning som stödjer rektorsuppdraget. Det skapar missförstånd och osäkerhet gror.
  • att inte få tillräckligt stöd av huvudmannen i olika arbetsuppgifter och situationer kan leda till en känsla av misslyckande.
  • upplevelse av överdriven kontroll av t. ex huvudman eller myndigheter. Rektorn känner sig pressad.
  • stora förändringar.
  • en för stor personalgrupp kan skapa en känsla av otillräcklighet.

Flera av riskfaktorerna kan förekomma parallellt och kan förstås ge olika symptom beroende på individuella faktorer.

Till menyn

”Den som vägrar se bakåt och inte vågar se framåt, måste se upp” (T. Danielsson).

Stressad av kontroller?

Många rektorer är trygga med myndighetsutövning, men en del kan ändå uppleva sig stressade och pressade av kontrollerna. Detta kan bli särskilt påtagligt om t. ex. en skola blir anmäld till en myndighet, granskad eller har låga kunskapsresultat som publiceras i jämförelser mellan skolor.

T ex kan en kränkningsanmälan sätta igång starka känslor hos rektorn: upprördhet och oro över att en kränkning faktiskt kan ha inträffat vilket bara förstärks om det leder till en myndighetskontroll. Känslor av misslyckande, stress, skam och otillräcklighet kan i sin tur resultera i överbelastning.

Det här drabbar förstås inte alla rektorer. Ingen skuld ska heller läggas på myndigheterna som plikttroget följer sina befogenheter. Men det är viktigt att ta upp den kluvenhet rektorer kan uppleva när de vill göra rätt för sina elever men upplever kontrollen som stressande och kanske t o m överdriven.

Att utbildningen är likvärdig kontrolleras genom mål- och resultatinriktad styrning.

Olika nivåer av styrning

  • Rektorn ansvarar för utbildningens kvalitet, måluppfyllelse, trygghet och är pedagogisk ledare och chef för förskolans/skolans personal. Rektorn tar fram rutiner, regler i verksamheten och stöd som ger alla elever möjligheter att nå läroplansmålen, och alla barn i förskolan stimulans att utvecklas så långt som möjligt.
  • Huvudmannen har ytterst ansvar för att eleverna klarar de nationella målen samt för kvalitet och likvärdighet, ser till att förskolan och skolan får tillräckliga resurser och följer upp att utbildningen följer gällande regler.
  • Skolverket, Skolinspektionen och Specialpedagogiska skolmyndigheten har i uppdrag av regering och riksdag att se till att bestämmelserna följs för att kvalitetssäkra barns/elevers utbildning och ge dem goda förutsättningar till trygghet och lärande.

Tips!

Tänk på att känslan av överdriven kontroll är arbetsrelaterad och ska därför hanteras på arbetstid. Pressen kan framkalla stress och oro. Kortvarig stress är inte en hälsofara men långvarig stress och negativa känslor är inte bra för hälsan, därför ska du hantera dessa känslor i god tid. Problem är till för att lösas!

Skriv ner dina känslor. Fråga dig själv:

  • Hur mår jag på en skala mellan 1–10? Vad är det värsta som kan hända mig?
  • Hur kan jag påverka situationen?
  • Hur ser tidsplanen ut?
  • Vad ska prioriteras?
  • Finns det någon dokumentation?
  • Vilka kan jag samarbeta med i situationen?
  • Har jag en hel bild av situationen?
  • Kan jag delegera vissa delar för att effektivisera processen?

Prata om situationen med din chef som kan bedöma om någon annan med särskild expertis ska involveras för att stödja dig.

Tänk på att att fysisk aktivitet och hälsosam kost hjälper dig att hantera stress och tänka klart. OBS! Detta är också viktigt i förebyggande syfte.

  • Schemalägg gärna promenader på dagtid då du kan reflektera.
  • Sömnen är A och O för återhämtning. Den påverkas också positivt av motion och nyttig kost.

Träna på att:

  • Skriva och samtala om utsatta situationer som framkallar negativa känslor.
  • Vara öppen med dina känslor. På det sättet har du större möjligheter att hantera situationen och känslorna. Dels genom egen kraft och dels med stöd av din omgivning. Kom ihåg att ensam inte alltid är starkast.

Till menyn

Tillitsbaserad styrning bygger på helhetssyn, lärande och samverkan.

För stort antal medarbetare

Rektorer ansvarar ofta för många medarbetare. Genomsnittet i kommunala grundskolor ligger på 35 medarbetare per rektor, ibland fördelade på flera förskolor/skolor, i vissa fall med långa avstånd.

Rektorer har arbetsmiljöansvar för alla sina medarbetare, oavsett yrkeskategorier. Där ingår bland annat måltidspersonal, kuratorer, skolsköterskor, specialpedagoger, studie- och yrkesvägledare, elevassistenter och administratörer m fl. Alla är individer med olika personligheter och erfarenheter.

Att leda sina medarbetare är fantastiskt! Samtidigt är det en utmaning att känna sig tillräcklig. Rektorn ska hinna genomföra regelbundna dialoger med sina medarbetare, agera som pedagogiska ledare och sköta administrativa uppgifter. Dessutom ska kvalitativa medarbetar- och lönesamtal hinnas med.

Men det är inte heller önskvärt att ansvara för stort barn/elever och ett fåtal medarbetare! Det skulle bara innebära än mer omfattande merarbete, fast i andra former. Problemet är när skolenheter är på tok för stora. Det leder till att vissa rektorer ansvarar för fler medarbetare än vad som är rimligt i en sund arbetsmiljö.

På en del förskolor och skolor finns biträdande rektorer, som kan avlasta, förbättra förutsättningarna att diskutera, skapa helhetssyn och ta hållbara beslut. Arbetsorganisationen kan på så vis bli effektiv och stabil på både kort och lång sikt. Om du som rektor har möjlighet: anställ en biträdande rektor som kompletterar dina kompetenser och som du kan delegera tydliga uppgifter till.

OBS! Uppgifter som enligt lagstiftning enbart åligger dig som rektor får inte delegeras till biträdande rektorer eller någon annan.

Tips!

  • Rektor och biträdande rektor delar vanligtvis in medarbetarna så att de har närmast ansvar för lika många. Detta beror ofta på ett rättvisetänk utifrån organisatoriska omständigheter. Fundera på hur du vill fördela antalet medarbetare för att nå bästa effekt. Medarbetar- och lönesamtal är värdefulla, men tar också tid och begränsar rektorer att utföra andra uppdrag. Rektorn skulle kunna ta alla medarbetarsamtal och delegera övriga uppgifter till biträdande rektorer, men faktum är att rektorer inte får (och inte ska) delegera vissa uppdrag till biträdande rektorer.
  • Skapa en arbetsorganisation där tydliga roller och ansvarsområden framgår. För att avlasta dig själv, öka medarbetarnas inflytande och delaktighet. Skapa en ledningsgrupp, ”förlängda armar”, med förstelärare och/eller andra drivna utvecklingsmotorer. OBS! Uttala ledningsgruppens mandat så att ALLA på arbetsplatsen känner till det. Det är viktigt för gruppens legitimitet. Det är ett distribuerat ledarskap som bygger på tillit.
  • Har du ingen biträdande rektor så kan det betyda att du har många medarbetar- och lönesamtal. Fördelen är att du i så fall träffar samtliga medarbetare kring deras kärnuppdrag.
  • Att vara väl förberedd inför medarbetar- och lönesamtalen är A och O. Medverka systematiskt i undervisningen och schemalägg de tillfällen som du vill delta vid. Delta hellre vid flera korta tillfällen än vid ett fåtal långa. Du hinner snappa upp en hel del på 15–20 minuter. Dokumentera iakttagelserna direkt. OBS! informera lärarna om varför och hur du arbetar. Att lärare har förståelse för ditt sätt att arbeta är grunden för trygga och motiverande arbetsmiljöer.
  • Rektorn har också ansvar för medarbetare som inte undervisar. Planera och bestäm när du tänker träffa dessa.
  • Ibland skojas det om att ”alla samtal är underlag för lönesamtal”. Medarbetare ska givetvis inte alltid känna sig bedömda, men du som rektor har trots allt möjligheter att uppskatta deras arbetsförmågor när du är mer medveten om hur de arbetar. Dokumentera gärna dina iakttagelser och vad dina medarbetare behöver utveckla på sikt.
  • Skapa kollegiala sammanhang där du kan formulera syftet med ditt arbetssätt. De flesta har ett behov av att få svar på ”varför”, för att förstå och känna meningsfullhet.
  • Ta ställning till om det är nödvändigt att delta fysiskt på planerade möten. Ibland kanske det räcker att läsa gruppens minnesnoteringar och återkoppla i god tid till gruppen. Återkopplingen är ett sätt att vara delaktig i arbetsprocesser!

De här tipsen fungerar för rektorer som ansvarar för färre än 35 medarbetare. Att skapa arbetsorganisationer som borgar för tillsammansarbete är oftast effektivt och stabilt över tid. När medarbetare förstår rektorns prioriteringar samtidigt som de själva får tydliga roller och ansvarsområden minskar arbetsplatsen sårbarhet. Tilliten till varandra ökar också.

Till menyn

För att avlasta dig själv, öka medarbetarnas inflytande och delaktighet.

Hot och våld

Med hot och våld avses i det här fallet brottsliga handlingar mot rektor som misshandel, våld och hot, olaga hot, olaga tvång, ofredande, förtal och förolämpningar. Bedömning av hot och våld görs med hjälp av expertis. Ta därför alltid kontakt med din chef och/eller HR- avdelning.

Rektorer fattar många beslut och mottagandet kan variera. Vi får tycka olika, men det är inte en laglig rättighet att hota och utföra våld. Trots detta förekommer tyvärr även hot och våld mot rektorer. Det kan leda till att den utsatta rektorn hamnar i ett chocktillstånd och omedvetet väljer att acceptera hotet eller våldet.

Som rektor är du van vid att ta ansvar för andra, men kan, i händelsernas glödheta centrum glömma bort din egen självrespekt. Hot och våld ska alltid bemötas direkt! Varken du eller någon annan ska acceptera hot eller våld!

Hot och våld är ett arbetsmiljöproblem som tas upp i det systematiska arbetsmiljöarbetet**

Arbetsgivarens ansvar:

  • förebyggande åtgärder,
  • omhändertagande av drabbade,
  • säkerhetsrutiner,
  • handlingsplaner och
  • utbildning.

Arbetsgivaren har skyldighet att kartlägga risker för hot och våld på arbetsplatsen. Åtgärdsplaner och säkerhetsrutiner ska finnas för uppdrag där det finns risk för hot och våld.

Arbetsmiljöarbetet kan delas in i förebyggande, akuta och uppföljande åtgärder. Blir du utsatt psykiskt eller fysiskt i din arbetsvardag så ska det anmälas till din arbetsgivare. Vid misstanke om brott ska händelsen polisanmälas. Kontakta även ditt fackförbund.

Tips om du utsatts för hot och/eller våld

Direkt efter händelsen:

  • Kontakta din chef alt. annan arbetsgivarrepresentant. Arbetsgivaren är skyldig att anmäla till Försäkringskassan och i vissa fall till Arbetsmiljöverket.
  • Gör en tillbudsanmälan till din chef. Detta kan även göras till skyddsombudet som kan följa processen så att allt går rätt tillväga.
  • Dokumentera händelseförloppet. Fotografera ev. skador och märken på kroppen, kläder och annat. Beskriv vilka personer som varit närvarande vid händelsen. Har det varit andra som iakttagit händelsen så är det bra om också de gör skriftliga noteringar.
  • Kontakta vården. Dels för eventuell undersökning och vård, dels för läkarintyg. Blir skadan ett försäkringsärende och kanske med sjukskrivning som följd så är det också anledningar till snabb kontakt med vården.

Inom ett dygn:

  • Överväg polisanmälan. Arbetsgivaren kan också polisanmäla. Brott ska polisanmälas och anges lag. Exempel på brott är misshandel och olaga hot. Polis och åklagare utreder om det utförts ett brott efter polisanmälan.
  • Om barn/ungdomar varit inblandade ska en orosanmälan till socialtjänsten övervägas. Orosanmälan görs för att omhänderta och/eller ta reda på individens välmående samt uppfylla anmälningsplikten.
  • Anmäl händelsen som arbetsskada till aktuellt försäkringsbolag (är du osäker: fråga ditt fackförbund).

Inom sju arbetsdagar:

  • Ditt fackförbunds jurister agerar som målsägandebiträde/ombud för dig som har blivit utsatt. De hjälper även i skadeståndsfrågor.

**(SAM) (AFS 2001:1).

Till menyn

Behåll aldrig hot och våldshandlingar för dig själv! Ta omedelbar kontakt med din chef eller annan arbetsgivarrepresentant.

Avvikande beteenden

Tuffa personalärenden handlar inte om medarbetare som kommit försent till ett möte eller som har svårigheter att undervisa vissa utmanande elever. Det kan däremot handla om medarbetare som har beteenden i sociala sammanhang som påverkar arbetsmiljön negativt. Det kan röra sig om nedvärderingar, förolämpningar, härskartekniker, arrogans och kränkningar.

Det kan vara nära tillhands att man som rektor avvaktar och tänker: ”hoppas att hon/han säger upp sig”. Men det bästa är om du tillsammans med arbetsgivaren kan påverka medarbetaren så att hen blir medveten om och vill förändra sitt beteende. Arbetsgivare har ofta rutiner för hur medarbetare som kränker andra på sin arbetsplats ska hanteras.

Tips för att förebygga och åtgärda avvikande beteenden

  • Ta fram en värdegrund för arbetsplatsen i samarbete med dina medarbetare. Beskriv förväntade förhållningssätt i medarbetarskapet. Kom överens om hur nedsättande beteenden ska bemötas både från dig som rektor och mellan kollegor. Detta stärker medarbetare att markera mot kollegor vilket annars kan kännas svårt.
  • Om du uppmärksammat ett nedsättande beteende så ska du dokumentera det skriftligt. Dokumentationen ska vara saklig, fullständig och strukturerad, gärna i loggboksform. Ta största hänsyn till involverade personers integritet och att sekretesslagens bestämmelser tillämpas på korrekt sätt! Ta stöd av HR-avdelningen.
  • Kontakta medarbetaren skyndsamt för samtal. Beskriv dina iakttagelser av beteendet sakligt med tydliga exempel. Lyssna in medarbetarens perspektiv. Observera om det finns risk för att bli manipulerad av medarbetaren.
  • Ta ställning till om du ska prata med din chef om problematiken.
  • Om en åtgärdsplan/handlingsplan ska tas fram, kontakta din chef och HR-avdelning. HR-avdelningen kan i sin tur ta hjälp av kommunhälsan som t. ex beteendevetare och psykologer.
  • Misstänker du att medarbetaren har begått en brottslig handling? Kontakta din chef och HR-avdelning. Misstanke om brott ska polisanmälas. Polis och åklagare utreder om det har begåtts ett brott.

Till menyn

Disciplinära åtgärder

Ibland uppstår så pass allvarliga situationer av ”misskötsamhet” i förhållande till anställningsavtalet att arbetsgivaren måste agera. Exempel på sådana situationer är arbetsvägran, vägran att följa ordnings- eller säkerhetsregler, bristande samarbetsförmåga, förolämpningar/trakasserier, missbruksproblem, olovlig frånvaro, brottsliga gärningar och illojalitet.

Det här är komplext. Enskilda händelser som kan uppfattas som förseelser eller försummelser måste bedömas utifrån alla omständigheter som kan ha samverkat. Kanske en rapport bottnar i personliga motsättningar eller andra missförhållanden på arbetsplatsen? Då måste situationen bedömas och åtgärdas på ett annat sätt än vad som först tycktes vara fallet. Ta därför kontakt med din chef och HR-avdelning.

Arbetstagaren skyddas av lagen om anställningsskydd (LAS) som skyddar arbetstagaren vid anställningar och uppsägningar. LAS kan däremot inte skydda en arbetstagare som ”uppsåtligt eller av oaktsamhet vid myndighetsutövning åsidosätter vad som gäller för uppgiften”. Då kan arbetstagaren dömas för tjänstefel.

Om gärningen är ringa ska medarbetaren inte dömas till ansvar. Om ett brott begås i tjänsten så är personen i fråga ansvarig för brottet. Oftast blir påföljden böter. I straffskalan finns även fängelse i upp till två år, men det är sällsynt.

Till menyn

Avgränsa rektorsuppdraget!

Rektorsuppdraget kan vara svårt att avgränsa. Försök att delegera arbetsuppgifter som kan göras lika bra, eller kanske bättre, av medarbetarna för att inte bli överbelastad. Du behåller ansvaret men vinner både tid och energi. Du visar ansvar genom att tydligt förmedla uppgifter, med rätt förutsättningar, följa upp och återkoppla till medarbetarna.

Ibland är rektorer försiktiga med att delegera och det kan finnas goda argument. Kanske helt enkelt av omsorg om sina medarbetare? Men ibland kan det handla om ett starkt kontrollbehov eller bristfällig tillit till medarbetarna.

Genom delegering kan en ömsesidig tillit mellan rektor och medarbetare skapas och medarbetare får större arbetsmotivation genom inflytande och delaktighet. Självfallet handlar det om en balansgång. Rektorer som har för vana att prata med sina medarbetare om tänkbara delegeringar har större möjligheter att skapa förståelse.

Ett distribuerat ledarskap bygger på att samtliga medarbetares värdefulla kompetenser förenas till en samlad kraft.

Att prioritera arbetsuppgifter förnuftigt tar tid att lära sig. Använd gärna ett årshjul för att skapa en helhetsbild av vad som ska genomföras och när det ska genomföras: t ex medarbetarsamtal, lönesamtal och budgetplaneringar. Sådana uppgifter går inte skjuta på framtiden. Det går inte heller att delegera till medarbetare som inte är skolledare. Andra uppgifter är lättare att delegera. Rektorn behöver t. ex inte delta vid alla möten. Biträdande rektor och/eller lärare kan ta ansvar för vissa möten.

Visa tillit och låt dina medarbetare diskutera och ta beslut. Ställ tydliga förväntningar som gör att både individer och gruppen utvecklas. Du kan vara ”närvarande ledare” utan att alltid delta fysiskt, men det sker mer på dina villkor och förutsättningar. På det sättet avgränsas ditt vardagliga uppdrag samtidigt som arbetstiden effektiviseras.

Ibland är det trots allt svårt att avgränsa uppdraget. Kanske pga höga ambitioner, lojalitet och arbetsmoral, vilket ju i grunden är positivt. Kontakta din chef för stödsamtal i god tid för att ”bägaren inte ska rinna över”!

Ju tidigare du reagerar desto enklare blir det för din chef att ge stöd. Ignorera tankar om att det är genant att be om stöd av din chef. Nog vill ju även du i god tid veta om någon av dina medarbetare riskerar att bli överbelastad? Om rektorn har god insikt och är medveten om när uppdragen behöver sorteras visar istället på professionalitet.

En mentor kan vara ett givande stöd och hjälpa dig att sortera och avgränsa arbetsuppgifterna. Kom dock ihåg att mentorer inte har något arbetsmiljöansvar! Var öppen och tydlig för din mentor som i sin tur kan hänvisa dig till chefen som ansvar för din arbetsmiljö.

Tips!

Om du blir erbjuden en ny rektorstjänst: ta reda på, innan du skriver på ditt anställningsavtal, om och hur huvudmannen stödjer sina rektorer! Fråga en arbetsgivarrepresentant och/eller en anställd rektor. Få svar på följande frågor för att enklare kunna ta ställning till om du är intresserad av tjänsten.

Frågor:

  • Vem är närmast ansvarig chef för rektorns arbetsmiljö? Vad kan jag förvänta mig för stöd?
  • Hur får rektorer stöd av huvudmannens centrala funktioner?
  • Finns introduktionsprogram för nya rektorer? Hur ser det ut i så fall ut?
  • Får nya rektorer en mentor? Vad innebär mentorskapet?
  • Anordnas kollegiala sammanhang för erfarenhetsutbyten mellan rektorer? Vad handlar de om?
  • Hur ser strategierna ut för rektorernas kompetensutveckling?
  • Vilket stöd finns att få i det statliga rektorsprogrammet?
  • Vilket stöd finns i det vardagliga uppdraget med rekryteringar, budgetuppföljningar, arbetet med HR-system, IT-system och administration?
  • Hur ser huvudmannen på rektorns autonomi i olika frågor? Exempelvis då det gäller ekonomi och resursfördelning i den inre organisationen.
  • Hur beskriver huvudmannen en ”bra” rektor?
  • Hur säkerställer huvudmannen rektorns fysiska arbetsmiljö, ergonomiska förutsättningar och möjlighet till ostört arbete och plats för samtal i samtliga byggnader?

Till menyn

Riskbedöm rektorsuppdraget!

Som rektor har du ansvar för medarbetares, barns och elevers arbetsmiljö. Vid större förändringar ska du göra riskbedömningar som beskriver hur personal, barn och elever löper risk att påverkas. Glöm inte din rektorsroll! Den kan också påverkas indirekt eller direkt vid förändringar.

Enligt skollagen ska rektorn bygga sin inre organisation så att alla barn och elever ges förutsättningar att tillgodogöra sig utbildningen. Detta kräver resurser.

Riskbedöm därför även utifrån rektorsperspektivet. Förändringar i form av besparingar föranleder till sämre ekonomi, vilket i praktiken kan betyda färre medarbetare och mindre materiella resurser. Besparingar påverkar givetvis medarbetare, barn och elever, men också dig som ansvarig rektor.

För rektorer är arbetsmiljörisker ofta kopplat till stress och hög arbetsbelastning. Håll koll på riskerna!

Riskbedöm i tre steg:

  1. Försök förutse konsekvenser utifrån planerad förändring. Precisera förändringen och notera vilka som berörs och på vilka sätt.
  2. Bedöm vilka risker som kan uppstå och deras grad av allvar.
  3. Åtgärda riskerna eller bestäm när åtgärder ska ske och vem som ansvarar för dem. Fackliga företrädare ska vara involverade och kan föreslå åtgärder. Huvudansvaret ligger på arbetsgivaren. Riskfaktorer handlar om: hur uppdraget ser ut, hur arbetsuppgifter fördelas, delegationer/ansvarsfördelning, arbetsfördelningens balans, tidsplanens rimlighet och om andra rektorsuppgifter påverkas som t. ex medarbetarsamtal.

Att det finns arbetsmiljörisker betyder inte att förändringen inte kommer att genomföras. Som rektor kan det kännas svårt att driva frågor mot sin arbetsgivare. Man kanske inte vill upplevas som alltför personlig i ärendet. Skyddsombuden har därför en viktig roll att vara till stöd vid förändringar eftersom de har rätt att ställa krav på arbetsgivaren. Det kan handla om att kräva tydlig uppföljning efter ett halvår.

Det kan vara svårt att förutse alla konsekvenser vid exempelvis en omorganisation och därför är det viktigt att få ett skriftligt beslut om att den aktuella förändringen kommer bli utvärderad.

Arbetsmiljölagstiftningen konstaterar att arbetsgivaren ansvar för det systematiska arbetsmiljöarbetet och att arbetsmiljörisker ska:

  • Bedömas både löpande och inför förändringar.
  • Riskbedömningen ska göras skriftligen och före besluten.
  • Arbetsgivaren ska bedöma om förändringen medför risker för ohälsa eller olycksfall och som kan behöva åtgärdas.
  • Både fysiska och psykosociala arbetsmiljöfaktorer ska vägas in.

Förändringar som påverkar ditt rektorsuppdrag bör följas upp tidigt av ditt fackförbund. Innan MBL-förhandlingarna träder i kraft ska involverade parter få möjlighet till god inblick och förståelse kring förslagen till förändring.


Till menyn

Som rektor har du tveklöst en viktig roll i att företräda arbetsgivaren gentemot lärare, barn och elever, men kom ihåg att du också är anställd.

Sammanfattning

  • Finns det risk att du blir överbelastad? Dra direkt i handbromsen! Handlar det om kort- eller långvarig belastning? Kortvarig stress är inte farlig, men om den pågår under längre tid ska det tas på allvar. Kontakta din chef i god tid för stödsamtal, för att få klarhet och avlastning. Ha planerade avstämningsmöten under arbetsåret för att förebygga stress.
  • Prioritera dina arbetsuppgifter. Delegera uppgifter som kan göras lika bra av medarbetarna. Att följa upp arbeten som delegerats tar vanligtvis inte lika lång tid och energi som att genomföra dem.
  • Använd ”distribuerat ledarskap” genom att hitta olika kompetenser och fördela arbetsuppgifter tydligt. Gemensamt ansvar, inflytande och delaktighet leder till en tillitsfull, effektiv och stabil organisation. Ett närvarande ledarskap behöver inte nödvändigtvis betyda att du fysiskt närvarar vid samtliga möten. Viktigast är att dina medarbetare verkligen känner att du ger dem meningsfulla uppgifter och uppmärksamhet. Kommunikation är centralt, både verbalt och skriftligt. Rektorer som litar på sina medarbetare mår också bra. Det blir ”win-win” i arbetsrelationen.
  • Vid hot och våld ska du ALLTID ta händelsen på största allvar. Arbetsgivaren har stort ansvar för din arbetsmiljö. Kontakta din chef och ta del av tipsen ovan.
  • Att uppleva överdriven kontroll i ditt yrkesutövande kan vara påfrestande. Påminn dig själv om att huvudmannen och myndigheterna endast tar sitt ansvar och verkar för kvalitetssäkring. Det handlar inte om kontroll av person. Du har full kontroll som rektor. Se myndigheterna som ”kritiska vänner” som kan bidra till likvärdig utbildningskvalitet.
  • Systematiskt arbetsmiljöarbete inkluderar självfallet också din arbetssituation som rektor. Du förtjänar liksom alla andra en sund arbetsmiljö. Riskbedömningar, rutiner, kompetensutveckling, mentorskap och nära samarbete med din chef underlättar rektorsuppdraget. Arbetsgivaren har ett stort ansvar, men även du måste ta ansvar för att detta ska fungera.

Till menyn

Precis som det behövs första förband vid fysiska olyckshändelser behövs det beredskap inför tuffa arbetssituationer

Statens olika styrnivåer och myndigheter för skola och arbetsmiljö

Statens olika styrnivåer

  • Regering och riksdag: Upprättar lagar och förordningar som styr skolan genom mål och ramar för utbildningen. I arbetsmiljölagen finns regler om bland annat systematiskt arbetsmiljöarbete. Dagens gällande föreskrifter berör många områden. Det finns till exempel en föreskrift om organisatorisk och social arbetsmiljö. I diskrimineringslagen finns också många regler som berör arbetslivet och inte minst utbildningsområdet.
  • Skolverket: Tar fram läroplaner och nationella prov, tar fram statistik och kartlägger hur de utbildningen fungerar.
  • Skolinspektionen: Bedriver tillsyn och kvalitetsgranskning av skolor och ser till att lagar och regler följs. Skolinspektionens kvalitetsgranskning riktar sig både till skolor och förskolor, men den regelbundna tillsynen riktar sig till kommunala och fristående skolor. Inspektion innefattar både tillsyn och kvalitetsgranskning. Skolinspektionen ser till att lagar och regler följs genom att inspektera samtliga skolformer som drivs av kommun, landsting eller staten. I detta ingår att inspektera hur kommuner tar sitt ansvar för fristående förskolor. Inom Skolinspektionen finns Barn – och elevombudet som tillsammans med Skolinspektionen ser till att skolan följer den del av skollagen som handlar om kränkande behandling.
  • Specialpedagogiska skolmyndigheten: Arbetar för att barn/elever oavsett funktionsförmåga ges möjlighet att utvecklas och lära utifrån de nationella målen. Detta görs bland annat genom specialpedagogiskt stöd, tillgängliga läromedel och statsbidrag.
  • Arbetsmiljöverket: Arbetsmiljöverket har som myndighet rätt att utfärda föreskrifter inom arbetsmiljöområdet.

Åter till Stressad av kontroller?

Till menyn