Senast uppdaterad

2019-04-23

Effektiva möten: generella förutsättningar och regler

Nedan presenteras några generella förutsättningar och regler för att skapa effektiva möten. I vänsterspalten hittar du mallar för olika slags mötesdokument, och lite längre ner på sidan finns litteraturhänvisningar.

Tydligt syfte

För att ett möte ska upplevas meningsfullt måste det finnas ett tydligt syfte. Om deltagarna är medvetna om syftet blir det lättare för dem att engagera sig. Dessutom blir mötet både enklare och mycket mer givande att genomföra. Men om mötet upplevs som diffust eller till och med meningslöst kan det leda till frustration hos deltagarna. Du riskerar att utöva ett resursslösande ledarskap. Kompetens och resurser ska användas effektivt!

En struktur i form av ett antal stående punkter som beskriver vad de handlar om ökar deltagarnas förförståelse och engagemang. Specificera gärna det förväntade målet med respektive programpunkt.

Definition av möte: två eller flera personer som diskuterar något utifrån sina erfarenheter och perspektiv.

Tänk på att:

  • Du ansvarar för att kallelsen skickas ut i god tid, helst minst två veckor före mötet. I kallelsen ska syftet med mötet framgå.
  • Du leder mötet och ansvarar för dagordningen. Detta kräver att du är påläst kring programpunkterna.
  • Deltagarna är representativa utifrån dagordningens olika programpunkter.
  • Du har uttalade förväntningar på deltagarna. Det innebär bl.a. att samtliga deltagare är medvetna om sina roller och att de ska samverka i demokratiska processer.
  • Det finns tydliga mötesregler (se nästa rubrik).
  • Beskriv på vilket sätt respektive programpunkt är en del av dagordningens helhet. Om det känns svårt bör du fundera över om punkterna ska hanteras i något annat sammanhang. Du kanske nöjer dig med att ge deltagarna en lägesbeskrivning för att vid ett senare tillfälle diskutera lösningar.

    Exempel: ”Syftet med den här programpunkten är endast att ni ska få viss förhandsinformation om budgetläget. Vid nästa möte kan jag redovisa exakta siffror och då ska vi tillsammans diskutera möjliga lösningar för att skapa en så hållbar organisation som möjligt inför nästa läsår”.
  • Visa alltid intresse för varje deltagares åsikter.
  • Gör tydliga beslut vid mötet.
  • Utse vem/vilka som ansvarar för att verkställa besluten. Detta ska tydligt framgå i protokollet.
  • Protokollet justeras och signeras. Senast tre arbetsdagar efter mötet skickas protokollet till berörda.
  • Besluten följs upp vid nästkommande möten. Alternativt kallar du till enskilda uppföljningsmöten.
  • Utvärdera gärna dina möten som en sista programpunkt. Syftet med utvärderingen är att kvalitetssäkra mötet på ett effektivt sätt. Utvärderingen ska helst upplevas vara en naturlig del i mötet. Läs vidare under rubriken ”Mötesmetodik”.

Regler för effektiva möten

Det finns de som har förutfattade meningar om mötesregler och tycker att de begränsar individens fria utrymme. Men om reglerna upprättas i koncensus så är de ett stöd för ett gemensamt förhållningssätt. De förebygger onödiga tidstjuvar och energiläckage samt skapar god möteskultur.

Många av reglerna som presenteras här kan uppfattas som självklara, men de har stor betydelse i sammanhanget. Mötesregler ska noggrant förankras muntligt och skriftligt gentemot aktuell målgrupp. Om inte reglerna skrivs ner riskerar de att glömmas bort.

Det huvudsakliga syftet med mötesregler är att skapa en gemensam förståelse, trivsel och effektivitet. Mötenas kvalitet kan vidmakthållas genom att reglerna repeteras med viss kontinuitet. Då blir de även kända för eventuellt nya deltagare.

Ett utvecklade ledarskap* är framgångsrikt. Försök därför alltid att vara en god förebild. Om någon inte följer de överenskomna mötesreglerna är det viktigt att du reagerar, men framförallt att du vågar agera. Försök därmed att utöva ett modigt ledarskap vid sådana situationer. I annat fall riskerar du ett undvikande beteendemönster, vilket har negativ inverkan på deltagarnas framtida tillit, motivation och prestationer. Kom därför ihåg att DU har ett stort ansvar för att bilda effektiva möten.

* Ett ledarskap som får medarbetarna att utveckla ett nytt synsätt och nya sätt att agera.

Då samtliga deltagare blivit medvetna om verksamhetens gemensamma mötesregler finns det goda möjligheter att bilda en effektiv möteskultur.

Grundläggande regler:

Förutsättningar

  • Mötet startas och avslutas på bestämda tider.
  • Mobilerna är på ljudlöst och används endast vid undantagsfall. Du avgör vad som är ett godtagbart skäl (exempelvis anhörigs sjukdom). Du ger klartecken och informerar deltagarna om eventuella undantagsfall.
  • Deltagarna är medvetna om sina rättigheter till inflytande och har därför goda möjligheter att påverka sådant som behandlas under mötet.
  • Verksamhetens kärnuppdrag är en given utgångspunkt under diskussionerna.
  • Dagordningens programpunkter kan bestå av tidsintervaller. Poängen med detta är att få fart på diskussionerna. Dessutom ökar chansen att ni hinner behandla alla programpunkter under mötet.

Tillvägagångssätt

  • Under mötet fördelar du talutrymmet. Detta är särskilt viktigt när det finns fler än tre deltagare samt när externa personer deltar (exempelvis vårdnadshavare). Att fördela talutrymmet kan upplevas som en stelbent strategi, men din tydliga ledarstil skapar struktur i form av respekt, lyhördhet och effektivisering.
  • Inga frågor är "dumma". Ingen får skuldbelägga, ironisera eller utföra andra kränkande behandlingar mot någon. Att exempelvis sucka och "himla med ögonen" är inte acceptabelt.
  • Har det t.ex. uppstått missförstånd, tveksamheter, oro eller aggressivitet så utreds sådant innan mötet avslutas, exempelvis under utvärderingspunkten (se vidare ”Mötesmetodik”).
  • Även du som rektor kan reta dig på en person vid mötet. Vid sådana tillfällen bör du fundera på vad det är i motpartens beteende som triggar igång dig. Det är nämligen enklare att påverka beteenden än egenskaper. Berätta hur du förväntar dig att vederbörande bör bete sig vid mötena. Använd gärna era överenskomna mötesregler som stöd i samtalet. Läs mer under ”Svåra samtal med personal”.