Senast uppdaterad

2019-04-23

Effektiva möten: före, under och efter mötet

Effektiva möten motiverar deltagare, vilket i sin tur leder till positiv energi. Sådana möten är fantastiska att leda! För att skapa effektiva möten krävs genomtänkta strategier både före, under och efter mötet. Här kan du lära dig mer om dessa strategier.

Före mötet

  • Skapa ett tydligt syfte med mötet. Utgå från bakgrund (orsak).
  • Fundera över hur du kan knyta ihop bakgrunden, syftet och verksamhetens vidare utmaningar.
  • Beskriv detta både skriftligt och muntligt. Den skriftliga förklaringen kan göras kort och koncist i kallelsen medan den muntliga beskrivningen bör ske i samband med mötets inledning (se rubrik "Under mötet – Din inledning av mötet”).
  • Upprätta en dagordning som hanterar samtliga deltagares uppdrag, alla måste känna sig betydelsefulla. Annars kan vissa uppleva mötet som meningslöst vilket är ett oönskat resursslöseri.
  • Kallelsens programpunkter ska vara enkla att förstå. På det sättet ökar deltagarnas möjligheter att vara förberedda inför mötet.
  • Dagordningen ska vara avgränsad till mötets syfte och tidsomfattning. Programpunkterna ska hinna hanteras inom mötets tidsram. För att disponera tiden på ett effektivt sätt kan det vara praktiskt att upprätta tidsintervall för respektive programpunkt.
  • Upprätta gärna programpunkter som en del av en process. Du behöver inte alltid ta beslut under era möten. Ibland är det inte möjligt på grund av praktiska omständigheter.
    Exempel: ”Förslag på prioriterade mål inför nästa läsår. I ett bildspel presenterar jag mina iakttagelser kring arbetslagens skriftliga SKA – underlag. Detta är provtankar som vi kan diskutera i olika sammanhang resten av vårterminen”.

Om deltagarna är medvetna om de bakomliggande faktorerna och mötets syfte så ökar deras motivation och engagemang.

  • Lägg de viktigaste programpunkterna i början av dagordningen. Visar det sig att någon programpunkt inte hinner behandlas så kan den antingen skjutas fram till nästa möte, alternativt behandlas på ett extra insatt möte.
  • Inför vissa möten krävs det att deltagarna är särskilt förberedda. Det kan t.ex. handla om inläsning av material eller att deltagarna ska framföra presentationer. Informera om detta i god tid. Antingen framgår det i kallelsen eller ännu tidigare.
  • Skapa dig en idé om hur befintliga problem och utmaningar kan lösas. Detta är absolut inte samma sak som att du redan i förväg har bestämt hur ni ska arbeta vidare. Tvärtom kan dessa verka som provtankar och vara givande ”startskott” för mötets diskussioner.
  • Försök att föreställa dig hur deltagarna kommer att reagera vid mötet. Perspektiven kan underlätta för dig när du ska göra tydliga beslut vid mötet.
  • Förbered dig för eventuella intressekonflikter inför mötet. Olika åsikter kan vara givande i fall de framförs i en positiv och demokratisk samtalsform och utifrån verksamhetens bästa. Att byta ”bilder” med varandra är en naturlig del i en demokratisk process.
  • Kartlägg målgruppen. Är gruppen liten, stor och/eller homogen? Sådana faktorer kan påverka mötets samtalsform och effektivitet. Försök att anpassa samtalsformerna till aktuell målgrupp. Ta gärna del av olika samtalsmetoder som du hittar under ”Vill du veta mer?”
  • Ta reda på behov av eventuell specialkost om ni ska äta någonting tillsammans.
  • Skicka kallelsen helst 14 arbetsdagar före mötet.

UPP

Under mötet

Det första intrycket har stor betydelse för hur vi människor agerar mot varandra. Sträva därför efter att ge ett seriöst, varmt och respektfullt intryck vid mötets inledning. Detta är förstås viktigt även under resten av mötet, men du sätter tonen vid inledningen. Här kan du ta del av olika tips som hjälper dig att skapa uppmärksamhet och effektivitet under hela mötet.

Din inledning vid möten

Inledningen har stor betydelse för hur resten av mötet kommer att utvecklas. Inled därför dina möten så att deltagarna känner sig välkomna, betydelsefulla och får förståelse för mötets syfte. En personlig och varm inledning ”ramar” in mötet före dagordningens godkännande.

  • Om deltagarna inte känner varandra är det lämpligt att inleda med en kort presentationsrunda där var och en berättar var de heter och om sitt uppdrag. Försök att lära dig namnen snabbt för att visa intresse för individerna, det underlättar ert fortsatta samarbete. Tips! Skriv upp namnen i den ordning som deltagarna sitter, då lär du dig dem snabbare.
  • Att ge ett seröst intryck är viktigt, men det betyder inte att du ska vara tråkig. Inled gärna med en anekdot eller metafor för att lätta upp och skapa en harmonisk stämning.
  • Du kan kort presentera verksamhetens vision. För externa deltagare kan det vara av särskilt intresse.
  • Beskriv mötets huvudsakliga syfte och en kort bakgrunds - och lägesbeskrivning.
  • Förklara varför du som ytterst ansvarig anser att mötet är viktigt.
  • Låt deltagarna berätta om sina förväntningar på mötet och hur de kommer agera för att de ska bli uppfyllda.
  • Berätta om dina förväntningar på mötet. Beskriv gärna hur du tänker leda mötet och vad som förväntas av deltagarna.
  • Informera om mötets ramtider och andra praktiska saker som exempelvis fika.
  • Berätta om eventuella avvikelser. Det kan t.ex. handla om att en deltagare måste ha sin mobil påslagen eller att någon måste avvika innan mötet är slut. Sådan information förebygger onödig irritation.
  • Efter inledning öppnar du mötet formellt via dagordningen.


Det är viktigt att ge respektive deltagare talutrymme, men se till att alla håller sig till sakfrågan.

Mötesmetodik

Mötesmetodiken är ungefär densamma oavsett syfte, men det är viktigt att vara medveten om att en del möten är av känsligare karaktär. Dessutom kan både din och deltagarnas dagsform se olika ut, vilket också påverkar mötena. Målsättningen ska alltid vara att genomföra effektiva möten, vars främsta ändamål är att lösa problem och därmed leda till förbättringar. För att lyckas är det väsentligt att anpassa mötesmetodiken gentemot aktuell målgrupp. Här följer några tips för en framgångsrik mötesmetodik.

  • Väck nyfikenhet och motivation genom att beskriva mötets syfte. Anknyt detta till de bakomliggande orsakerna och verksamhetens uppdrag.
  • Argumentera och påvisa dina åsikter på ett personligt (inte privat) sätt utifrån din befattning. Om möjligt beskriver du både negativa konsekvenser och positiva effekter med dina åsikter och förslag på åtgärder.
  • Fördela ordet och lyssna in deltagarnas reaktioner och åsikter. Visa intresse genom att lyssna noggrant på varje deltagare. Deras budskap kan även hjälpa dig att utmana ditt eget ställningstagande. Ställ gärna följdfrågor som utvecklar dialogerna. Följdfrågorna kan även motivera de övriga deltagarna att ta del av diskussionen.
  • Berätta gärna på vilket sätt du har nytta av deltagarnas synpunkter.
  • Gör en muntlig summering av deltagarnas åsikter och ta reda på om du lyckats skapa en korrekt helhetsbild. Du kan ha stor nytta av deras åsikter när du ska fatta beslut.
  • Om ni är överens om problemlösningarna blir det oftast enkelt att ta beslut. Vid oenighet kan ni behöva överväga eventuella för – och nackdelar. Kom ihåg att det till sist är DU som är ansvarig för besluten.
  • Använd enkla ord och formuleringar vid beslut. Det är viktigt att samtliga förstår beslutens innebörd. Fråga deltagarna i fall det är något som är oklart kring besluten.
  • Gör en enkel utvärdering i slutet av mötet. Exempel på utvärderingsfrågor kan vara:
    - Har du kommit till tals?
    - Har vi andra lyssnat på dig?
    - Vad kan effektivisera våra möten?
    - Är du särskilt nöjd med något som du lyfte under mötet?
    - Har det tagits upp något som är komplicerat att förstå?
    - Vad kan jag göra bättre inför och under nästa möte?
  • Kom ihåg att ha roligt på mötet! Ett skratt kan även sätta guldkant på de mest tuffaste utmaningarna.

UPP

Dylan gillis 533818 unsplash

​Efter mötet

Vi vill alla vara omtyckta och betydelsefulla, det gäller även dig som rektor. Men i din roll som mötesledare är det inte alltid en bra strategi. Din ambition bör istället vara att bli respekterad i ditt ledarskap. Det blir du genom att ha ett professionellt bemötande och genom att hålla fast vid mötesreglerna. Risken är annars att du handlar för mycket "med hjärtat” och gör undantag som leder till oönskade konsekvenser i kollektivet. Här får du veta mer om ett respektfullt ledarskap i samband att mötena har avslutats.

Avsluta mötet på ett tydligt sätt. Det är tyvärr ganska vanligt att deltagare vill kommentera sina egna och andras åsikter efter mötet. Undvik att diskutera mötet i efterhand med enskilda deltagare. Uppstår sådana situationer bör du avstyra detta, men självfallet på ett vänligt sätt. Uppmuntra deltagaren att istället ta upp sina synpunkter vid nästa möte. Det är viktigt att dina möten är och förblir seriösa och hanteras i ett formellt sammanhang. På det sättet upprätthåller du din profession och tillit gentemot hela kollektivet.

  • Läs igenom protokollet/minnesanteckningarna. Därefter ska protokollet justeras och signeras. Senast tre arbetsdagar efter mötet bör protokollet skickas till berörda så att deltagarna enkelt kan berätta om mötet för sina kollegor.

  • Momenten före, under och efter ska betraktas som en process som påverkar varandra. Transparens är ett centralt begrepp i processen. Se därför till att protokollen/minnesanteckningarna är lättillgängliga, exempelvis genom att publicera dem digitalt. Transparens och lättillgänglighet ökar samhörighet och tar tillvara kompetensen.
  • Om protokollet/minnesanteckningarna går att läsa på plats med hjälp av storskärm så är det mycket effektivt. Transparensen, delaktigheten och samförståndet ökar. Hela mötesgruppen får en direkt återkoppling kring både diskussioner, överenskommelser och beslut.

UPP